משרדי PayPal בישראל. שיפוץ מתוך מחשבה/צילום: רועי גרינברג
הכתבה בשיתוף חברת MAKEOVER
כולם מכירים את הסיפורים על פרויקטי שיפוץ שלא מסתיימים - מתארכים הרבה מעבר למצופה ודורשים עוד ועוד מזומנים לשם השלמתם. המציאות הזו היא אחת הסיבות המרכזיות שבגללה רבים נמנעים משיפוץ משרדים, מתוך חשש לפגיעה בפעילות העסקית או בתזרים השוטף. אבל לא כל שיפוץ משרד חייב להפוך לכאוס. אלעד כהן, היזם והבעלים של חברת MAKEOVER, המציעה חבילה כוללת של תכנון, שיפוץ ועיצוב בתים ומשרדים בהתאמה אישית, סבור כי ניתן להימנע מראש מטעויות שעולות ביוקר. הוא סוקר חמש שגיאות קריטיות בזירת שיפוץ המשרדים והדרכים הנבונות להימנע מהן.
חריגה בתקציב
ברוב המקרים, השיפוץ עולה הרבה יותר מהתוכנית המקורית. לדברי כהן, שורש הבעיה טמון בפערי תמחור בין הגורמים המעורבים בפרויקט. "לאדריכלים יש פנטזיה על עיצוב פורץ דרך. כשהקבלן מקבל מהאדריכל כתב כמויות, הוא נוקב באומדן שונה לחלוטין ומתגלה פער בעלות - בין החזון למציאות. הלקוח לא תמיד יודע כיצד להתמודד עם הפער הזה. בלי הכוונה מקצועית הוא עשוי למצוא את עצמו מממן פרויקט שאינו בר השגה. ברגע שפונים לחברה המאגדת במקום אחד את כל אנשי המקצוע, אין פער באומדן - מנהל הפרויקט מטעמנו יודע לכוון את האדריכל לחומרי גלם שעלותם משתלמת יותר בהתאם לתקציב הנתון שנקבע מראש".
כהן מוסיף כי חשוב לבצע סקר שוק ולבחון את כל האופציות האפשריות לשם קבלת החלטה כספית מושכלת. "למשל, האם משתלם יותר להיכנס לחלל ולתכנן אותו מחדש ברמת המעטפת, או להרוס ולבנות מחדש נכס קיים. אנחנו בודקים את השטח ומסוגלים לתת הגדרה מדויקת של עלויות כך שלא תהיה חריגה ולבצע כמובן בקרה תקציבית מתמדת. עוד נקודה רגישה היא תשלום על תוספות בסיום הפרויקט, כאלה שלא היו כלולות בהצעת המחיר הראשונית ומקפיצות את המחיר. "אם מבצעים תחקיר עומק מראש, נמנעים מהוצאות מיותרות ותוספת תשלום בסיום השיפוץ", הוא מרגיע.
חריגה בלוחות זמנים
פרויקטים רבים של שיפוץ מתארכים מעבר למצופה, שיפוץ שהיה אמור להימשך מספר חודשים עשוי להפוך לסאגה מתמשכת ללא תאריך סיום הנראה באופק. "אם מתכננים נכון, אפשר לקבוע לוח זמנים ריאלי לפרויקט. אנחנו נדאג לחלוקת מחיצות הפנים כבר ביום הראשון של הפרויקט, כי היא מאפשרת לאנשי מקצוע השונים להתחיל בעבודות. בין אם זה תקשורת, חשמל, אינסטלציה או מיזוג. פיתחנו מתודולוגיה כיצד לעמוד בלוחות זמנים ולקצר תהליכים מבלי לפגוע באיכות העבודה".
כהן מביא כדוגמה לדברים פרויקט שנעשה על ידי MAKEOVER מול חברת הייטק, שביקשה לעבור למשרדים חדשים. "התהליך כולו ארך שלושה חודשים. ראשית, מצאנו ללקוח משרד בגודל 1,600 מ"ר באזור אטרקטיבי בתל אביב, לאחר מכן, בנינו פרוגרמה מדויקת לפי צרכי כוח האדם (מאפייני הפרויקט - ממספר עמדות עבודה ועד סגנון עיצוב מבוקש - ק.ד). ברגע שהלקוח אישר את הנכס, התחלנו בעבודות תכנון וביצוע. פירקנו את נושא התכנון ל-4 קבוצות, שכל אחת עבדה על תחום אחר. כך הצלחנו לתכנן 1,600 מטר בשבועיים במקום בחודשיים. הפרויקט בוצע מרמת איתור הנכס ועד הפרט האחרון של לוחות מחיקים לכל שולחן עבודה וחלב במקררים במטבח".
מימד הזמן הוא אקוטי, הוא מדגיש, מאחר ויש לו השפעה ישירה על ההוצאה הכספית, שהולכת וגדלה ככל שהזמן עובר. "חברה המעוניינת לעבור לחלל גדול או משודרג ,עדיף שתיתן לאיש מקצוע לבדוק עבורה את העסקה הנכונה".
Make Over - השיפוץ והעיצוב שלנו - השקט הנפשי שלכם. לפרטים הקליקו כאן>>
לצאת לדרך בלי תוכנית
אנשים לא תמיד מודעים לכל המשאבים המעורבים בשיפוץ וללוגיסטיקה המאתגרת הכרוכה בתהליך ומנסים לתקן את הבעיות המתעוררות תוך כדי תנועה. אולם תכנון לקוי עשוי להוביל להוצאות כספיות גדולות ולבעיות עתידיות. לדוגמה - פירוק קיר שהוביל לבעיה של רטיבות, או רהיט שלא נכנס כי גודל החלל לא הותאם עבורו.
"חשוב לבצע תכנון מוקפד בפרויקט מתוך ראייה עתידית של שינויים שיידרשו תוך כדי תהליך. המטרה היא לתכנן עד הפרט האחרון ושאנשי המקצוע והספקים יהיו בקשר ישיר זה עם זה על מנת שכל שלב יהיה מתואם. היות ואצלנו אנשי המקצוע הם חלק מהחברה, שיתוף הפעולה הוא מקסימלי. הלקוח לא מוטרד מהסגירה של הפרטים ואין סיטואציות של טלפון שבור שעשויות לעכב פרויקטים".
לשלם מראש לפני שהעבודה נעשתה
כהן מדגיש שטעות נפוצה היא לשלם לבעלי המקצוע לפני תחילת הפרויקט. "ואז לגלות שהקבלן פשט את הרגל או נעלם עם הכסף והפרויקט תקוע. אצלנו התשלום הוא מודולארי, שלב אחרי שלב. ההמלצה היא לשלם תמיד רק אחרי שהעבודה בוצעה לשביעות רצונו של הלקוח, כדאי לו גם להיות מעורב ולבחון שהכל פועל כשורה. אנחנו למשל, מעדכנים על התקדמות הפרויקט דרך מיילים שוטפים ותמונות מהשטח".
לטעות בלוקיישן ובסוג החלל
שיפוץ שלא לוקח בחשבון התרחבות עתידית, או בחירה בלוקיישן לא אטרקטיבי מלכתחילה עשויים לגרום לנטישת עובדים, או לעלות כסף במעבר למשרד אחר בתוך זמן קצר. הדבר חשוב במיוחד מאחר והדרך היום להשיג כוח אדם איכותי, היא להציע עבודה במיקום אטרקטיבי. בין אם מדובר בנגישות גבוהה לערוצי תחבורה, חניון צמוד ועד חוויה קולינרית עשירה באזור המשרד. "חשוב לבחון מראש את הצרכים האישיים של העובדים ויחד עם שיקולים כמו התקציב והצמיחה העתידית הפוטנציאלית, לבחור לוקיישן מתאים. כזה שאפשר יהיה לבנות בו סביבת עבודה מודרנית, הכוללת, כאמור, תשתית לצמיחת החברה וכוח האדם שלה, וגם תכיל את האופציה לחלוקה פנימית אחרת של מרחבי העבודה בחלל".
בשורה התחתונה, שיפוץ הוא עסק לא פשוט, אולם כהן סבור כי אפשר לבצע אותו ביעילות. לדבריו, "מי שיפעל מתוך מחשבה לטווח ארוך, ימנע מהטעויות שהובאו כאן ויעבוד עם אנשי המקצוע הנכונים, יזכה לחוויית שיפוץ חיובית, שונה אולי מזו שהכיר עד כה או חשש מפניה".
Make Over - שדרוג ועיצוב משרדים זו המומחיות שלנו. לפרטים הקליקו כאן>>