עובדים יקרים, אל תתרגלו יותר מדי לשולחן העבודה שלכם

רבים מתאבלים על אובדן החדרים הפרטיים מאז שהמעסיקים החלו להרוס את קירות המשרדים לפני שנים. כעת מתכננים המעסיקים הפתעה חדשה: הם הולכים לקחת גם את השולחן שלכם. במקום שולחן לכל עובד, שולחן למי שמגיע ראשון לצד "פינות לפגישה" ו"אזורי ישיבה משותפים".

25% מהמעסיקים כיום מציבים חלק מהעובדים במקומות ישיבה שאינם שייכים לאיש, ו-52% מהנותרים מתכננים לעשות זאת בתוך כמה שנים, לפי מחקר חדש של חברת שירותי הנדל"ן CBRE ואיגוד הנדל"ן המקצועי CoreNet Global, שהקיף 138 מעסיקים.

חלק מהעובדים מקדמים בברכה את הגמישות ואת האווירה הלא רשמית שנוצרת כתוצאה מהעדר מקומות ישיבה לא קבועים, אך לאחרים אובדן השולחן הפרטי הוא שינוי מכאיב. לוקח זמן להתרגל למתכונת החדשה, ויש צורך גם בוויתורים הדדיים ובלמידת כללי התנהגות חדשים.

חברת האדריכלות Perkins + Will במיניאפוליס עברה לפני שנתיים למתכונת הישיבה החדשה. החברה מציעה 52 שולחנות ישיבה/עמידה ל-70 עובדיה, ומספר רב יותר של מקומות ישיבה בחדרי הישיבות, בפינות מפגש קטנות יותר, בספסלי עבודה ובבית קפה. מתכונת זו מקילה על הצוותים לעבוד יחד ולהתכנס סביב תיקי פרויקט משותפים באזורי עבודה שונים, לדברי מנהלת מקום העבודה, ליזה פול.

לכל עובד יש תא אישי. אחד הקולגות של פול מוציא מדי יום מהתא האישי שלו צילום משפחתי ומציב אותו על שולחן עבודתו. כל מי שעוזב שולחן ליותר משעתיים צריך לארוז את חפציו ולנגב את השולחן במגבונים סניטריים שנמצאים בכמה עגלות ציוד משרדי. פול עצמה נושאת את ציוד העבודה שלה סביב המשרד בתרמיל, ועובדים אחרים משתמשים בארנקים גדולים או בתיק ג'יימס בונד.

תחילה לא יכלה סמנכ"לית השיווק של Perkins + Will, ברוק דופקה, לדמיין לעצמה את החיים ללא שולחנה האישי. "היו לי פתקיות תזכורת בכל מקום", היא מספרת, וגם מגרה מלאה בהצעות ותיקייה על השולחן. היא למדה להשתמש ב-OneNote, יישום לביצוע רישומים ושיתוף קבצים, וגילתה שהיא יכולה לעבור מצוות אחד למשנהו בתוך שימוש בקבצים דיגיטליים בלבד. "הפכתי לחסידה גמורה של השיטה החדשה. הפכתי מספקנית למאמינה ברגע שסילקתי את נטל הנייר".

חיסכון בהוצאות נדל"ן

השיטה החדשה מאפשרת למעסיקים חיסכון בהוצאות נדל"ן באמצעות צמצום השטח הממוצע לעובד. להערכת מנהלי CBRE, 20%-40% בממוצע מהשולחנות המסורתיים כבר עומדים ריקים כיוון שהעובדים עובדים מחוץ למשרד. המעסיקים שואבים השראה גם מחללי העבודה המשותפים הפופולריים בקרב העובדים הצעירים, ומציעים מגוון של אפשרויות ישיבה ועיצוב, לדברי קייט ליסטר, יו"ר מחלקת מחקר באיגוד הבינלאומי לניהול מקומות עבודה (IFMA). העיצובים החדשים "מספקים לאנשים כל מיני מקומות ומרחבים לעבודה - חלק שקטים, חלק לעבודת צוות או לניהול חיי חברה", אומרת ליסטר.

מולי קנדי, מנהלת מותג עולמי בכירה ביוניליבר - חברה שאיחדה לאחרונה כמה משרדים לחלל מעוצב אחד בניו ג'רזי - אומרת שהמעבר למתכונת של מקומות עבודה לא משויכים איפשר לה חופש רב יותר לעבוד מהבית או ממקומות אחרים. יתרון נוסף לעובדים הוא נגישות רבה יותר לטכנולוגיה משופרת. כך, לדוגמה, כש-Fifth Third Bancorp עברה לאחרונה למתכונת של מקומות עבודה לא משויכים היא הגדילה את מספר צגי המחשב כדי שהעובדים יוכלו לצפות ולהשוות מסמכים בלי להדפיסם. העיצוב מחדש מספק מגוון אפשרויות ישיבה, כולל הליכון ושולחנות רכיבה על אופניים, לדברי דונה ברנל, סמנכ"לית שירותי מקום עבודה.

עם זאת, השינוי הוא אתגר לחלק מהעובדים. "יש לנו חמישה דורות שעובדים זה לצד זה - מוותיקים שמעוניינים במשרד הפינתי שלהם ועד בני דור המילניום שלא אכפת להם היכן הם יושבים", אומרת ברנל. היא מעודדת את המתנגדים לראות בעיצוב המחודש מהלך שמביא את הנוחיות של הבית אל המשרד, עם מבחר גדול של אפשרויות ישיבה ועיצוב.

כ-11% מהמעסיקים נתקלים בהתנגדות מצד העובדים, על פי סקר של IFMA מ-2015, שהקיף 538 מעסיקים. "חלק מהאנשים לא רוצים תא אישי. הם רוצים שולחן עם תמונות של המשפחה ושל הכלב שלהם, ואת התחושה שזה 'שלי'. והם רוצים לשבת כל יום ליד אותם אנשים", אומרת ליסטר.

כריסטינה הרנדן, סגנית נשיא אזורית בחברת עיצוב הרהיטים Teknion בטורונטו, מצביעה על קושי נוסף. "אני עדיין מתקשה לתקשר עם הצוות שלי", היא אומרת, "לפעמים אני לא יודעת מי נמצא ומי לא". 

הכשרה בכללי התנהגות

עמיתים מבולגנים עלולים להיות מעצבנים יותר כשהם מביאים את הבלגן שלהם אל חללי עבודה משותפים. לפי סקר IFMA, כ-10% מהמעסיקים שעברו למתכונת מקומות הישיבה הלא משויכים הגבירו את השימוש בשירותי ניקיון. 9% הכשירו את העובדים בכללי התנהגות ולימדו אותם להימנע מהשתלטות על מרחב עבודה משותף לצורכיהם האישיים.

רבות מקבוצות העובדים מגבירות את התפוקה הודות לשיתוף פעולה רב יותר וצמצום האימיילים והפגישות הרשמיות, מסכמת קרלה בורגנו, סגנית נשיא לשירותי אתר בחברת הביוטק Genentech, אבל זה קורה רק לאחר כמה חודשי הסתגלות. "לוקח זמן להתרגל לזה".